TESTING 11

XI. Implementasi Sistem


 Kegiatan Implmentasi Sistem meliputi : Training Personal, Konversi Sistem, Review post-implementation, Dokumentasi, dan dukungan lain

XI.1. Training Personal
 Tipe Training disesuaikan dengan keadaan lingkungan implementasi sistem:
* Eksternal Training: kursus dr vendor pelatihan
* Internal Training: On the Job Training
* Belajar Sendiri
 Memilih Staf yang akan dilatih terdiri dari tiga kelompok user
* Teknisi & Administrator yang akan bertugas merawat sistem
* Application user (user pd umumnya)
* General Manager
 Pelatihan untuk Administrator:
* Set-up sistem awal
* Rutinitas harian
* Diagnosis kesalahan
* Menulis sistem log
* Trouble shooting
* Penanganan Keamanan
* Melakukan perubahan, penghapusan, restore
* Melakukan Backup / Disaster Recovery
 Application Training
* Set up files
* Proses transaksi
* Validasi data
* Update batch
* Prosedur akhir-hari
* Mencetak laporan
* Pemahaman pesan kesalahan

XI.2. Konversi Sistem
Proses organisasional terhadap perubahan sistem dari sistem informasi lama ke sistem baru sehingga perlu perencanaan shutdown sistem dan Sirkulasi kegiatan organisasi

XI.2.1. Instalasi Sistem
1. Konversi Sistem Secara Langsung
 Disebut juga sbg Cold Turkey yaitu langsung menghentikan sistem lama dan menjalankan sistem baru;
 Konversi sistem ini dilakukan apabila:
* Sistem lama sudah tidak berfungsi sama sekali
* Sistem baru bersifat kecil / sederhana
* Tidak harus menggantikan sistem lain
* Rancangan sistem baru sangat berbeda dengan sistem lama
 Keuntungan adalah biaya yang relatif tidak mahal
 Kelemahan: resiko kegagalan yang tinggi
 Perlu segera diikuti oleh program pengujian dan pelatihan



Instalasi Langsung



2. Konversi Paralel
 Sistem lama dan sistem baru beroperasi bersamaan untuk periode waktu tertentu.
 Output dari masing2 sistem dibandingkan, apabila terdapat perbedaan akan direkonsiliasi
 Keuntungan: resiko kegagalan rendah
 Kerugian: biaya yg tinggi khususnya duplikasi dokumen
 Apabila terdapat perbedaan dalam metode produksi, aturan keputusan, prosedur akunting, dan model kendali inventarisasi maka metode konversi paralel tidak dapat dilakukan


Instalasi Paralel


3. Konversi Phase- In
 Sistem baru diimplementasikan secara gradual, sedikit demi sedikit -> memberikan waktu lebih utk asimilasi perubahan
 Sistem harus disegmentasi, dan penginstalan sistem baru berdasarkan segmentasi tsb.
 Untuk setiap segmentasi mis.:
* mekanisme sistem lama dikembangkan untuk memproses data baru,
* kemudian sistem baru yang berhubungan dg segmen tersebut diinstal setelah tidak terdapat kegagalan proses
* kemudian dievaluasi.
 Keunggulan: proses asimilasi sistem dapat diminimalisasi,
 Kerugian: biaya yang besar utk membuat interface temporer.




Instalasi Perfase

4. Konversi Pilot
 Sistem diinstal hanya pada sebagian organisasi (mis. Kantor cabang atau pabrik) sbg pilot -> segmentasi organisasi
 Keuntungan: resiko lebih sedikit dibandingkan metode langsung, dan lebih murah dibandingkan metode paralel, alokasi kesalahan, alokasi pelatihan untuk semua organisasi.

Instalasi Pilot
XI.2.2. Konversi Data
 Melakukan modifikasi file yang sudah ada dalam bentuk : Format, Isi data dan Medium penyimpanan
 Metode Konversi:
1. Konversi File Langsung
– Membuat program konversi data apabila sistem lama menggunakan komputer, sedangkan apabila dr model manual ke komputer butuh waktu lama utk memasukkan data,
– Membuat suatu prosedur kendali:
* File Master -> pemeriksaan terhadap field dan records
* File Transaksi -> perlu diperiksa apabila terdapat perbedaan medium / prosedur
* File Indeks -> Key yg menghubungkan master file
* File Backup -> Mengamankan database apabila terjadi kesalahan proses atau kerusakan di pusat data
2. Konversi File Gradual
 File dikonversi sedikit demi sedikit
 Rekord akan dikonversi hanya ketika menunjukkan aktifitas transaksi.
 Rekord lama yang sudah tidak melakukan transaksi tidak dikonversi,
* Apabila terdapat transaksi, maka kemudian akan dimasukkan ke sistem,
* Program mencari di file master baru utk record yg akan diupdate dan kemudia diproses,
* Jika record tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses untuk record yg sesuai dan rekord tersebut ditambahkan ke file master baru.

XI.3. Evaluasi Sistem Baru
– Bertujuan untuk mendapatkan cara meningkatkan efisiensi dan efektifitas sistem baru, serta memberikan informasi untuk pengembangan sistem mendatang.
– Biasanya dilakukan setelah dua hingga enam bulan instalasi -> sudah terdapat periodik pelaporan serta isu sistem masih baru
– Area Penininjauan meliputi :

XI.3.1. Faktor Sistem
– Faktor kelayakan TELOS (Technical, Economical, Legality, Operation, Schedule) meliputi
* Teknologi pendukung;
* Pendanaan utk biaya teknologi, operasional, pemeliharaan;
* Operasinal sistem yg tidak melanggar hukum;kesesuain jadwal.
* Keterampilan personal dll.
– Faktor strategik PDM (Productivity, Differentiation, Management)
* Sudah tercapainya produktivitas stl implementasi sistem baru
* Kontribusi terhadap diferensiasi produk dan layanan
* Dukungan informasi utk peningkatan kualitas perencanaan, pengontrolan, dan pembuatan keputusan manajemen
 Faktor rancangan MURRE (Maintenability, Usability, Reusability, Extenability)
* Dokumentasi sudah komprehensive, jelas dan up to date
* Mendukung CMS (Change Management System)
* Module untuk user sudah terpenuhi
* Terpenuhinya dukungan ke user
* Modul perangkat lunak dapat digunakan kembali
* Terbebas dari fault/error
* Adaptif dan fleksibel

XI.3.2. Komponen Rancangan Sistem
– Output
* Output harus sesuai, relevan, akurat dan dapat digunakan kembali
* Kemanan pengguna output bagi user yg tidak berhak
* Kemudahan akses
* Sesuai dengan kognitif user
* Ketepatan edit dan identifikasi laporan
 Input
* Form memenuhi kaidah pedoman dan spesifikasi rancangan
* Verifikator data input
* Manual pengisian form
* Proses
* Pengujian terhadap semua proses
* Peninjauan terhadap prosedur dan dokumentasi
* Prosedure pengoperasian
* Reliability sistem
 Database
* Pengujian penambahan record baru stl record terakhir
* Membuat suatu file baru
* Membaca / menulis ke file dengan label header yg salah
* Memproses data end-of-file
* Memasukkan record yg tidak lengkap
* Proses Back-up, recovery
* Kecepatan melakukan query
* Mengatasi batch proses secara efisien (proses tidak terlalu lama)
 Kendali
* Penetapan standar operasional untuk mengendalikan kejadian yang bersifat luar biasa.
* Rencana pemulihan sistem sudah terujikan (disimulasikan) dan ditetapkan,
* Terdapat kendali akses terhadap serangan virus maupun perusak lainnya
 Platform Teknologi
* Peripheral, workstation, processor, dan jaringan,
* Membandingkan kinerja dengan rancangan
* Membutuhkan komponen penunjang:
* Job accounting system
* Hardware monitoring
* Software monitoring
* Konfigurasi teknologi yang optimal
* Respon time yang acceptable
 Keakuratan Estimasi
* Waktu: menggunakan tool spt PERT, Gant, atau lainnya.
* Biaya yg sebenarnya sesuai dg yg diestimasi
* Manfaat
 Tingkat dukungan:
* Sumber daya tersedia
* Manajemen puncak
* Pelatihan (teknik pelatihan, user, tutor)

XI.4. Dokumentasi Sistem
Informasi detail tentang spesifikasi perancangan sistem, rician proses kerja internal berserta fungsionalitasnya.

XI.4.1. Bentuk Dokumentasi Sistem
 Internal documentation, dokumentasi sistem yang merupakan bagian dari source code program atau yang dibuat pada saat proses kompilasi
 External documentation, dokumentasi sistem tetang teknik perancangan yang berbentuk diagram terstruktur seperti Data Flow Diagram ataupun E-R Diagram
 Dokumentasi Proses, merekam proses pengembangan dan perawatan, dimana isi dokumentasi proses adalah: perencanaan, jadwal, kualitas proses, standard proses.
 Dokumentasi Produk, menggambarkan produk yang sedang dikembangkan dari sudut pandang engineer pengembang/perawatan yang termasuk dokumentasi produk adalah: user manual, help.
 Dokumentasi Maintenance, menjelaskan tata cara perawatan dan pengelolaan sistem yang baik.
* Maintenance Manual
* Trouble shooting manual
* Tingkat kerusakan yang ditulis biasanya hanyalah sampai pada level yang ringan dan tak perlu penanganan khusus.
 Dokumentasi Source Code, penamaan variable, constant, procedure. Function yang jelas dan konsisten
* Memberi keterangan pada header setiap procedure, yang berisis:
* Fungsi dari procedure
* Variable local masukan, dan keluaran
* Variable global yang digunakan dan yang dipengaruhi.
* Pada Header Program diberi:
* Nama penulis program
* Editor
* Compiler dan Library yang digunakan
* Versi dan upgrade history
* Tanggal pembuatan software
* Deskripsi singkat tentang software

XI.4.2. User Documentation,
 Informasi yang tertulis ataupun melalui bentuk visual lainnya tentang aplikasi sistem, bagaimana sistem tersebut bekerja, dan cara menggunakannya.
 Technical manual untuk hardware dan pengoperasian sistem dengan kualitas penulisan yang baik dan jelas
 Fitur yang harus terdapat dalam user manual
* Bagian “Bagaimana Memulai”
* Indeks yang komprehensif
* Tutorial
* Contoh-contoh
* Quick reference guide
* Referensi Ringkas yg menunjukkan fitur dan routin
* Ilustrasi
* Manual yg mudah diikuti, mudah dimengerti dan terurut secara logis


XI.4.3. Isi User Manual
 System Overview
* Komponen Hardware,
* Komponen Software
* Komponen Aplikasi
* Sistem Akses Kontrol
* Flow of system process
 Instalasi
* Persyaratan minimal sistem yang dibutuhkan
* Menyalin dan memback-up
* Proses instalasi
* Konfigurasi/kustomisasi produk
 Tutorial
* Penjelasan langkah-demi langkah dengan contoh
* Penjelasan tiap contoh
* Pengembangan dari contoh dasar
* Penggunaan on-line Help
 Instruksi detail
* Keluaran dari produk
* Masukan untuk produk
* Pengoperasian produk
* Penanganan error
* Fungsi khusus
 Detail Teknis
* Prinsip dari operasi
* Fitur lanjutan
* Algoritma utama yang digunakan
* Struktur data utama
* Modifikasi produk
* Cara memperoleh dukungan teknis dan informasi lanjutan
* User Manual
* Pesan Kesalahan
* Trouble Shooting

XI.5. Dukungan Suksesnya Implementasi SI
 Dua syarat yang diperlukan untuk kesuksesan implementasi:
* Dukungan manajemen ketika pengembangan sistem.
* Terlibatnya user ketika proses pengembangan.
 Pemahaman terhadap proses
* Resiko
* Komitmen terhadap project
* Komitmen terhadap perubahan
* Pemahaman terhadap definisi dan rencana project
* Harapan user yang realistis
 Faktor kesuksesan implementasi:
* Mengetahui sistem apa yang dipakai
* Kepuasan user akan sistem